Le copie fotografiche di scritture hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta (Regio Decreto 16/03/1942, n. 262, art. 2719, Codice civile).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 18 prevede che:
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
L'autenticazione delle copie può essere fatta:
- dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale
- dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente
- da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'attestazione di conformità all'originale è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell'ufficio.
Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Attestare la conformità di una copia con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19 prevede che:
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà [...] può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19-bis prevede che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà con la quale si attesta la conformità di una copia può essere apposta in calce alla copia stessa.
Approfondimenti
L'attestazione di conformità della copia può riguardare anche documenti informatici.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 22, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato [...].
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23-bis, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, [...], hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 23-ter, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione di conformità dell'originale fatta dal Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della prefettura.